Les 4 étapes pour Réduire vos Coûts dans l’Industrie

Réduire vos coûts et augmenter vos revenus restent les sujets les plus fréquents qui nous sont adressés. Les industries recherchent toujours des moyens de réduire leurs coûts et d’augmenter leurs revenus.

Nous vous présentons les 4 premières étapes que vous pouvez effectuer pour rendre votre entreprise plus maigre et plus rentable

Faites un Audit de vos Coûts

Passez en revue vos dépenses et vos revenus entrants. Cela mettra en évidence tous les coûts qui semblent particulièrement élevés et toutes les parties de l’entreprise où vos revenus ont inexplicablement diminué.

A. Préparer le terrain

1. Confirmer que vous êtes prêts à entamer votre mission

La taille de votre industrie oriente votre choix de recruter un auditeur interne ou de faire appel à un indépendant externe. Il est admis, dans l’industrie, qu’à partir d’un effectif de 250 personnes, le recrutement d’un auditeur interne peut être envisagé.

Qu’il fasse partie de votre organisation ou pas, le reporting s’effectue directement à la direction générale. En plus, il est possible aussi d’adjoindre à l’auditeur interne une équipe externe d’appoint pour des missions spécifiques ou ponctuelles.

Obtenir des avis récents sur le matériel et les équipements est un objectif essentiel de la mission.

2. Identifier les erreurs potentielles.

Avant de commencer la mission, l’auditeur devrait utiliser l’expérience passée et les connaissances de l’industrie pour tenter de prédire les domaines où votre entreprise peut avoir des informations financières fausses.

Cela nécessitera une connaissance approfondie de la société et de son environnement d’exploitation actuel. Évidemment, il s’agit d’une évaluation très subjective, de sorte que l’auditeur devra compter sur son propre jugement.

Construire une stratégie de vérification.

Une fois que des évaluations préliminaires ont été faites, vous devrez créer un plan pour la mission. Vous gagnerez à articuler les actions suivantes :

• Evaluer le nombre des membres de l’équipe
• Estimer la durée de la mission
• Aller aux sources habituelles de dysfonctionnements
• Disposer toutes les différentes actions qui doivent être prises, y compris les domaines que vous pensez être les plus intéressants.
• Affecter les membres de l’équipe à chaque tâche, le cas échéant.
• Créer un calendrier pour chaque action doit être complétée. Sachez que ce calendrier peut être considérablement modifié tout au long du processus d’audit en réponse à de nouvelles informations.
• Lister les actions à faire dans chaque département
• Mettre à jour régulièrement le calendrier

B. Passer au crible votre Industrie

1. Aviser votre périmètre

Vous devrez donner à l’organisation du temps pour préparer les dossiers. Dites-leur la période à auditer (l’année fiscale, par exemple), et une liste des documents qu’ils doivent préparer pour examen. Ceux-ci incluent :

• Les relevés bancaires de l’exercice faisant l’objet de l’audit
• Rapports de rapprochement des comptes bancaires. C’est là que les relevés bancaires ont été comparés aux encaissements et aux décaissements
• Vérifier le registre pour la période de vérification
• Chèques annulés
• Une liste des transactions qui ont été comptabilisées dans le grand livre général (un système manuel ou en ligne qui suit les transactions d’une entreprise, y compris les revenus et les dépenses).
• Vérifier les demandes et les formulaires de remboursement, y compris les reçus et les factures pour toutes les dépenses
• Recettes
• Le budget annuel et les rapports mensuels du trésorier

2. Pointer les justificatifs

Vérifiez que tous les contrôles sortants ont été correctement signés, comptabilisés et comptabilisés dans les comptes corrects.

S’ils peuvent être justifiés, d’autant mieux. Cependant, en tant qu’auditeur, ce n’est pas dans votre champ d’influence. Il vous suffit de vous assurer que tout a été lettré sur le bon compte.

Par exemple, il peut y avoir deux comptes à payer différents, l’un pour les matières premières et l’autre pour les fournitures de bureau.

C. Vérifier les états financiers et les rapports

1. Consulter tous les états financiers

Ceux-ci incluent les bilans et les états de résultat pour la période de vérification auditée.

Assurez-vous que :

• Toutes les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans le grand livre.
• Tous les dépôts ou les retraits inhabituels doivent être pris en compte et ont été assurés qu’ils ont été correctement comptabilisés et légitimes.
• Vérifiez que tous ces comptes ont été conciliés mensuellement.
• Un dépôt inhabituel pourrait être un montant très important ou celui d’une entreprise située à l’extérieur du pays.
• Les prélèvements inhabituels seraient si des montants substantiels allaient vers une personne ou une entreprise sur une longue période de temps.

Le rapprochement consiste à comparer deux rapports ou une documentation différents. Par exemple, la trésorerie et les placements sont comparés aux déclarations des banques et des maisons de courtage.

En outre, les comptes à recevoir et à payer doivent être comparés aux commandes et aux factures des clients, respectivement. Pour l’inventaire, un compte-rendu physique et une évaluation peuvent être effectués au moins une fois par an pour s’assurer que l’information du grand livre est exacte.

Pour le rapprochement, l’auditeur n’a pas besoin d’examiner chaque transaction. Prendre un échantillon statistique du nombre total de transactions. En analysant un petit nombre et en appliquant l’erreur de pourcentage à l’ensemble, peut fournir des résultats similaires dans un temps plus court.

2. Consulter tous les rapports du financier

Assurez-vous que ce qui a été signalé a été enregistré et que les totaux des rapports aux livres comptables correspondent exactement. Vérifiez que le rapport annuel d’un responsable de la trésorerie a été préparé et déposé.

D. Compléter la vérification et faire des recommandations

1. Complétez la feuille de travail d’évaluation financière

Il s’agit d’un résumé de toutes les activités de la période (habituellement chaque année, mais pourrait aussi être trimestriel). Cela comprend :

• Le solde de trésorerie au début de la période
• Toutes les recettes pendant ce temps
• Tous les paiements pendant tout le temps
• La trésorerie à la fin de la période

2. Proposer des améliorations aux contrôles internes

Il est toujours intéressant de mentionner certaines irrégularités lorsque vous invités à le faire. Par exemple :

• Évaluez le rendement de l’organisation par rapport à son budget ou à d’autres paramètres. Par exemple, vous voudrez peut-être suggérer que deux personnes signent chaque vérification, pas seulement une ;
• Il peut y avoir des documents qui sont éliminés à la fin de l’année, lorsqu’ils doivent être enregistrés pour une période plus longue à des fins fiscales ;
• Indiquez que les originaux doivent être sauvegardés, pas des copies ;
• Définissez la période de temps que tous les e-mails devraient être enregistrés, habituellement pendant 5 ans.

3. Exposer votre avis

À la fin de la vérification, le rapport de l’audit indique, en général, si oui ou non les informations financières fournies par la société sont exemptes d’erreurs. Elles doivent être signalées correctement selon les principes comptables généralement reconnus.

Que les rapports respectent ou non ces critères dépend du jugement du vérificateur. S’ils sont signalés correctement et sans erreurs, l’auditeur émet un avis propre. Dans le cas contraire, l’auditeur émet une opinion modifiée.

4. Soumettez votre document signé

Il s’agit d’un énoncé selon lequel vous avez terminé la vérification et vous avez constaté que soit le grand livre soit exact, soit qu’il y a des problèmes. Si vous avez trouvé des problèmes, tels que des chèques ou des reçus manquants, sans explication, ou autrement un écart de calculs, vous devriez l’indiquer dans le rapport.

Il est également utile d’inclure toute information que vous jugez appropriée pour aider à résoudre ces problèmes ou à prévenir leur réapparition pour la prochaine période d’audit.

Rationaliser vos Coûts de fonctionnement.

Pourriez-vous couper vos factures d’électricité en éteignant tous les équipements électriques tous les soirs ou en vous assurant que votre système de chauffage est économe en énergie ?

Passez en revue vos frais de voyage et examinez la quantité de travail possible en ligne et à la maison.

Des économies peuvent être obtenues dans divers endroits dans votre industrie. Compte tenu de la complexité de l’exploitation d’une usine, vous ne savez pas par où commencer ?

Voici cinq domaines que vous pouvez évaluer pour décider si ceux-ci peuvent être rationalisés dans votre entreprise. N’oubliez pas d’évaluer l’impact de chacun d’entre eux sur le bas de bilan. Et aussi, comment ils auront un impact sur vos clients, fournisseurs, employés et partenaires commerciaux ?

1. Réduire le papier

L’un des moyens les plus rapides de rationaliser votre activité consiste à regarder le flux papier. La paperasserie peut s’accumuler rapidement et ajouter des délais inutiles dans divers domaines. Lorsque vous tracez le flux papier, demandez à tous ceux qui manipulent ou créent un document les questions suivantes :

• Quelles informations ajoutez-vous aux documents et pourquoi est-ce nécessaire ?
• Quelles informations utilisez-vous de la paperasserie et pourquoi avez-vous besoin ?
• Pourquoi ce document est-il important pour votre travail ?

Si quelqu’un répond, “parce que cela a toujours été fait de cette façon”. Il est presque certain que cette zone du processus est un candidat privilégié à la réduction et à la rationalisation du processus.

En outre, si chaque information ne peut pas être justifiée, elle devrait être éliminée afin de réduire la quantité de travail nécessaire pour traiter la paperasse.

2. Un autre domaine à étudier est le dépôt et le stockage

Les armoires de fichiers et les boîtes de rangement prennent de l’espace de bureau précieux.

Utilisez un système de gestion électronique de documents (GED) pour archiver des documents pour le stockage et la récupération à long terme pour libérer l’espace occupé par le stockage papier.

3. Réduire les frais de téléphone

Les opérateurs de téléphonie présentent aujourd’hui des plans très divers pour aider leurs clients à faire des économies substantielles.

Faites jouer la concurrence surtout lorsque vous disposez d’une flotte conséquente et d’une équipe terrain qui se déplace fréquemment.

4. Renforcez les premières lignes

Les employés en première ligne connaissent mieux leurs emplois que quiconque. Les meilleurs employés, souvent, sont ceux qui sont là depuis longtemps et connaissent les processus et les décisions à l’envers.

Recherchez les domaines où les superviseurs et les managers participent aux opérations quotidiennes de l’entreprise. En général, ce seront les domaines les plus communs qui peuvent bénéficier de l’autonomisation des employés.

Rappelez-vous, chaque fois que vous prenez une décision, quels pourraient être l’interaction et l’impact hors du flux de travail, c’est ce qui va conditionner son efficacité.

5. B2B avec des clients, des fournisseurs et des partenaires

Les gains sont très importants lorsque les communications entre entreprises (B2B) vont bien au-delà d’avoir une vitrine sur votre page Web.

La possibilité de partager automatiquement les informations électroniques déterminera les entreprises qui prospéreront et celles qui ont du mal à rester à flot.

6. Les avantages peuvent être les suivants :

• Meilleur service à la clientèle
• Augmentation des ventes
• Inventaire réduit
• Économies de capital
• Flux de trésorerie amélioré
• Délais de livraison réduits

7. Qu’est-il de votre SI ?

• Avez-vous un logiciel pour la saisie des commandes ?
• Un autre pour la comptabilité ?
• Un autre pour le contrôle des stocks ?
• Est-ce que vous employez quelqu’un pour saisir les données d’un système dans un autre système ?

Une réponse « oui » à l’une de ces questions indique que vous pourriez avoir besoin d’une plate-forme logicielle intégrée, un ERP. Il existe une variété de paquets disponibles aujourd’hui qui peuvent répondre aussi bien aux besoins des petites que des grandes entreprises.

8. Externalisez

Aucune entreprise n’est trop grande ou trop petite pour tirer parti des avantages de la sous-traitance. Il existe de nombreuses raisons pour externaliser toute variété de fonctions.

Si vous souhaitez implémenter avec succès la sous-traitance, la planification et la préparation sont essentielles. Le plus important est de s’assurer de l’alignement des process pour bénéficier d’un service optimal.

Évaluer votre Masse Salariale

Si vous disposez de ressources excédentaires pour le travail disponible, cherchez des moyens de réduire les coûts liés au salariat.

Demandez aux employés si ils peuvent être ouverts à des mesures volontaires, telles que des heures réduites, départs ou reconversion.

Prenez des conseils juridiques si vous envisagez de modifier les termes et conditions des employés.

1. Observez les pratiques actuelles de paie pendant un mois

• Indiquez toutes les heures supplémentaires, y compris quand et pourquoi elles se produisent ;
• Notez tranquillement quand les employés prennent des pauses et des périodes de repas ;
• Déterminez, s’ils reviennent dans le temps ou prennent plus longtemps que permis et doivent travailler des heures supplémentaires pour compléter le travail ;
• Gardez un journal de vos observations pendant un mois ;

2. Faites un remue-méninge sur le problème

• Utilisez un panneau effaçable blanc pour détailler les cas de « déchets de paie » ;
• Notez ce qui se passait et ce qui aurait pu l’empêcher de se produire. Par exemple, déterminez si peu d’employés étaient prévus sur une partie de travail et ils ont passé des heures supplémentaires pour terminer le travail ;
• Déterminez si toutes les heures supplémentaires étaient nécessaires ou si quelque chose a été fait pour l’empêcher ;
• Examiner les pratiques de planification, les pauses et les déjeuners et le nombre d’employés affectés en comparaison de ceux qui sont nécessaires.

3. Réduire les heures supplémentaires.

La planification des modifications entraînera un contrôle des heures supplémentaires.

• Faites-en sorte que les shifts des équipes se chevauchent, ce qui porte le plus grand nombre de travailleurs aux heures de pointe pendant la journée de travail ;
• Les équipes sortantes et entrantes peuvent travailler ensemble pour obtenir rapidement des tâches prises avant qu’une partie commence à quitter ;
• Planifiez seulement suffisamment de chevauchement pour éviter les heures supplémentaires.

4. Récompensez l’efficacité

• Offrez des incitations de fin de semaine pour des niveaux de productivité efficaces ;
• Planifiez un événement à l’échelle du département. Organisez, par exemple, un pique-nique d’entreprise à la fin de la semaine si les niveaux de productivité augmentent tout au long du mois. Donnez des bonus en forme de cadeaux aux départements qui évitent les heures supplémentaires ;
• Ces mesures réduiront les coûts de la paie en réduisant les besoins en heures supplémentaires.

5. Écrire aux employés

• Donnez des avertissements aux employés qui prennent fréquemment de longs déjeuners et de longues pauses. Ceci envoie un message très clair aux autres pour signifier les règles à suivre ;
• Sensibilisez tous les employés sur le respect des horaires contribue à l’amélioration des résultats.

Améliorer vos achats

Évaluer le coût de tout matériel nécessaire pour fournir vos biens ou services. Pouvez-vous réduire cela sans rendre vos produits moins attrayants.

Par exemple en passant à des matériaux de spécifications légèrement inférieurs ?

Vous pourriez également envisager de lancer un appel d’offres pour gagner des fournisseurs plus rentables.

Passez en revue vos fournisseurs d’énergie, il y a beaucoup de gains à gagner en comparant les tarifs des différentes compagnies d’énergie.

Quel que soit le produit que vous ou votre entreprise crée, le coût de vos matériaux est probablement l’une de vos dépenses les plus importantes, ce qui affecte directement la rentabilité.

Mais comment réduisez-vous les coûts des matériaux sans affecter la qualité de votre produit final et modifier les caractéristiques attendus par vos clients ?

Comme la plupart des mesures efficaces de réduction des coûts, la réduction du coût des marchandises commence par une analyse approfondie des différentes façons directes et indirectes. Comprendre comment vos matériaux de base consomment des flux de trésorerie.

Pour réduire le coût des matériaux

1. Remplacer les matériaux à moindre coût lorsque cela est possible

Les produits peuvent généralement être fabriqués en utilisant une variété de matériaux différents, selon les exigences du marché et les pratiques des fabricants.

La technologie améliore constamment les matériaux anciens et en crée de nouveaux. Les prix augmentent et diminuent en raison de buts politiques autant que l’offre et la demande, et les méthodes de traitement changent.

Lorsque vous envisagez une modification des matériaux utilisés dans vos produits, assurez-vous de reconnaître tous les facteurs impliqués.

Par exemple, la substitution d’un acier au carbone pour un acier inoxydable plus coûteux permettra d’économiser de l’argent. Mais ceci réduira également la protection contre la corrosion, qui peut être une caractéristique de produit précieuse pour les acheteurs.

Par ailleurs, différents matériaux peuvent nécessiter une modification de votre méthode de fabrication en augmentant les temps de cycle, ainsi que les coûts de main-d’œuvre.

Et dans certains cas, la modification de la composition d’un produit peut valoir la peine, même lorsque les coûts des matériaux sont plus élevés en raison d’un processus de production simplifié.

2. Réduire les déchets

Les ingénieurs de produits génèrent généralement des produits sans tenir compte des conséquences de la production. En particulier, la façon dont les unités d’achat non standard de taille, de volume ou de poids doivent être modifiées pour créer le produit final.

En général, Les méthodes de production sont établies pour minimiser les coûts de la composante la plus élevée de production, soit du travail, soit du matériel, au moment où la méthode est établie.

Si, par exemple, le coût de la matière première est faible, le volume d’excès de matière ou de «déchets» peut ne pas être considéré comme important par rapport au coût de la main-d’œuvre.

Au fil du temps, cependant, les prix des matériaux et de la main-d’œuvre peuvent changer. Cela modifie le rapport entre les deux éléments et leurs frais connexes, de sorte que le coût du matériel de la reprise ou de l’élimination devient excessif.

La modification des modèles de produits et la modification des méthodes de production afin d’utiliser des unités de matières premières standard peuvent réduire la chute excessive et les coûts associés.

3. Éliminer les fonctionnalités inutiles du produit

Les produits personnalisés coûtent plus cher à fabriquer que les produits fabriqués en série. Toute caractéristique non standard nécessite une étape supplémentaire dans le processus de production, ce qui augmente les dépenses.

Examinez les motifs de vos clients pour l’achat de vos produits : Achetez-vous vos produits en raison de leur faible coût, de leur qualité, de leur apparence unique ou d’une autre raison ?

En déterminant ce qui est important pour vos clients, vous pouvez attaquer sélectivement des éléments qui ne sont pas aussi importants pour réduire les coûts.

4. Négocier encore et encore

Le niveau de votre bénéfice dépend de votre capacité à recevoir le prix le plus élevé possible pour vos produits et payer le prix le plus bas possible à vos fournisseurs et vendeurs.

Chaque participant à la chaîne d’approvisionnement cherche des entreprises et prendra des mesures inhabituelles, souvent extraordinaires, pour réaliser ou épargner une vente.

Demandez un rabais chaque fois que vous demandez un devis ou effectuez une commande, et continuez à vous demander si vous passez la commande.

Si vous n’obtenez pas une réduction de prix, demandez des conditions de financement favorables, du fret prépayé ou d’autres cadeaux. En négociant, vous pouvez maximiser votre position en tant qu’acheteur, comme le font vos acheteurs.

5. Acheter le besoin, non le potentiel

Toyota est considéré comme le père du système de production “just in time” (JIT). Demander aux fournisseurs de faire des livraisons fréquentes élimine l’excédent des stocks et des coûts de transport.

Alors que JIT a été critiqué ces dernières années en raison de la pression exercée sur les fournisseurs et de la nécessité d’un modèle précis de prévision des ventes, il demeure l’une des méthodes de réduction des coûts les plus populaires dans le monde.

La leçon pour une petite entreprise ici est de ne pas acheter du stock ou d’équipement jusqu’à ce que vous en ayez besoin ou que vous puissiez déterminer un bénéfice immédiat. Soit en réduisant les coûts, soit en améliorant les avantages à la clientèle.

6. Réduire les coûts est aussi une affaire de calendrier

L’approche opposée à JIT consiste à acheter et à recevoir du matériel sur le calendrier du fournisseur plutôt que lorsque vous utiliserez le matériel. Cela signifie que vous engagerez des coûts associés supplémentaires dans des stocks excédentaires.

Cependant, en permettant aux vendeurs et aux fournisseurs de fournir du matériel sur leurs temps de cycle, plutôt que sur votre calendrier de production, cela peut entraîner un prix plus bas.

Déterminer quelle méthode est la plus avantageuse pour vous, JIT ou le calendrier du fournisseur. Prenez en considération les coûts de livraison finale du matériel. Prenez aussi vos coûts de transport et analysez l’impact de chaque méthode de livraison sur vos processus et calendrier de production interne.

Si le rabais selon le calendrier du fabricant est supérieur aux dépenses que vous engagerez, utilisez le calendrier du fabricant. Mais assurez-vous de confirmer le calendrier de livraison avec le fournisseur et le coût inférieur avant de passer une commande.

7. Transformer vos Clients en Fournisseurs

Si votre produit fini est un composant d’un produit final. Demandez à l’acheteur de votre composant de contracter directement avec le fournisseur de matières premières pour vous fournir des matières premières pour le traitement du composant.

Selon toute vraisemblance, votre marge bénéficiaire sur les matières premières est considérablement inférieure à la marge sur votre main-d’œuvre et les frais généraux.

Le transfert des responsabilités d’approvisionnement en matériel à votre acheteur éliminera un coût important pour vous sans réduire considérablement votre marge bénéficiaire.

8. Oui, c’est possible aussi !

Si vos produits ou services sont utilisés par l’un de vos fournisseurs, abordez-les de façon sélective au sujet d’un commerce hors trésorerie entre vos deux sociétés.

Habituellement, le prix pour deux produits différents dans un troc est le prix de détail standard de chacun. Si la marge bénéficiaire brute de votre produit est supérieure à la marge bénéficiaire brute du produit échangé, il est avantageux de procéder à l’échange.

Rappelez-vous : les biens et les services échangés doivent être intégralement et exactement reflétés dans les livres de votre entreprise et les états financiers.

9. Réduire les délais de paiement pour des prix plus bas

Pour de nombreuses entreprises, les flux de trésorerie sont plus importants que les bénéfices, en particulier à court terme.

Pendant les périodes de stress financier, les entreprises ne peuvent pas se permettre de conserver un excédent de stock ou permettre de retarder les paiements de comptes débiteurs.

Informez vos fournisseurs que vous êtes prêts à envisager des paiements immédiats en contrepartie de prix bas.

Si votre opération est supportable financièrement et capable de détenir le stock jusqu’à son utilisation, cette pratique a du sens.

Par exemple, un fabricant de structure d’ombre a produit un grand nombre de structures préfabriquées pour un programme de rebranding d’une chaîne alimentaire nationale.

En raison de l’économie, le programme de rebranding a été retardé et prolongé de 1 à 5 ans.

Cette situation a obligé la société de vendre les structures préfabriquées au coût de la construction. Le coût par unité de l’entreprise de construction était inférieur à la moitié du prix initial payé pour chaque unité.

10. Négocier des accords de fourniture à long terme

Certaines entreprises mono-produit utilisent cette pratique avec leurs clients pour assurer des contrats à long terme en contrepartie d’une garantie de stabilisation des prix pour la durée de la période.

Cette pratique présente un avantage considérable pour les prévisions des ventes qui se traduit à son tour par un précieux lissage des programmes de production.

C’est le cas par exemple des fabricants des perles pour les produits de lessive et les détergents. Ce sont des contrats qui peuvent atteindre une durée exceptionnelle de 5 ans voir beaucoup plus avec des partenaires historiques.

11. Avant dernier mot

Les petites entreprises peuvent se sentir négligées et indésirables lorsqu’elles traitent avec des fournisseurs plus importants.

En conséquence, certaines petites entreprises acceptent à contre coeur les termes et le traitement dictés par le fournisseur.

Mais vous n’avez pas besoin de tomber dans ce piège, les fournisseurs sont tout aussi intéressés par les ventes que vous.

En fait, de nombreux fournisseurs préfèrent travailler avec un certain nombre d’acheteurs plus petits qu’un seul grand compte sur lequel ils deviennent dépendants.

La réduction des coûts est importante et devrait être un effort perpétuel dans chaque petite entreprise. Si vous travaillez avec un fournisseur qui ne fonctionnera pas avec vous pour réduire vos coûts, en trouver un autre devrait être votre première priorité